Projektové řízení bývá často manažery i majiteli firem podceňováno, dokud se sami nepřesvědčí, že takto může značná část projektů skončit neúspěšně. Přitom se znalostmi postupů řízení projektů a správným softwarem pro projektové řízení se vypořádáte lépe s provozními, organizačními i finančními výzvami, budete mít vždy přehled a snadněji dosáhnete vytyčených cílů. Pokud se nyní nechcete ponořit do studia metod projektového řízení, nenechte si ujít hlavní proudy, které project management nyní tvarují. Jaké jsou?
1. Hybridní práce
Smíšená forma práce v kanceláři v kombinaci homeoffice se ve světě i v Česku stává standardem, přičemž přednost ji dávají zaměstnanci napříč generacemi. Aby spolupráce v rámci firmy fungovala a bylo možné firmu i týmy efektivně vzdáleně řídit, je třeba mít nachystané správné nástroje. Možná budete překvapeni, že k tomu nepotřebujete ani několik různých nástrojů, ale může vám mnohdy stačit jeden plně integrovaný systém.
Zdroj: Cisco Global Hybrid Work Study
2. Ekonomický výkon projektů /Řízení projektových financí je klíčové
Efektivní řízení projektů zahrnuje nejen včasné odevzdání projektu v domluvené kvalitě, ale z manažerského pohledu také řízení projektových nákladů nebo zisku. Jen tak jste schopni udržet výdělečnost a efektivitu projektů a vyvarovat se překračování rozpočtů.
Spolehlivou a přesnou představu o ekonomické efektivitě projektu získáte zavedením plnohodnotného řízení projektových nákladů, které vám umožní úspěšně řešit problematiku efektivity nákladů v projektu, dobře plánovat projektové výdaje a sledovat projektové cashflow v čase.
3. Cloudové all-in-one aplikace
Cloudová řešení, jako např. all-in-one aplikace pro řízení firmy, vám umožní nejen sledovat a řídit průběh projektu a jeho termíny, ale i monitorovat a predikovat finanční toky, komunikovat s kolegy a klienty, sdílet dokumenty nebo i fakturovat. Na jednom místě budete mít přehled o klientech, všech úkolech i termínech, fakturách i platbách. Vše logicky propojené s daty na jednom místě. A díky cloudu jsou vaše data dostupná odkudkoli, kde máte dostupný internet, přičemž data jsou bezpečně uložena v cloudu.
4. Automatizace
Pracovní čas bychom měli využívat efektivně, obzvlášť v případě malých firem amenších týmů. Přitom podle výzkumů strávíme týdně více než 5 pracovních hodin na opakujících se úkolech s nízkou přidanou hodnotou. Moderní software pro řízení projektů či dalších firemních procesů vám pomůže s automatizovanými pracovními postupy (např. vytváření úkolů nebo projektů, přiřazování úkolů členům týmu, automatizované řízení peněžních toků projektů, notifikace a emaily atd.). S automatizacemi ušetříte čas a také se vyhnete častým chybám při manuálním zpracování úkolů.
5. Komunikace
Spolupráce a komunikace je v malých týmech (resp. malých firmách) klíčová. Obzvláště pokud část týmu pracuje vzdáleně a část v kanceláři. Jednotná digitální platforma vám umožní komunikovat efektivně (např. videohovory), současně sdílet dokumenty, připomínat a komentovat zpracování úkolů třeba i pomocí hlasových zpráv. Veškerá komunikace tak probíhá efektivně a ideálně z jednoho místa.
6. Řiďte pracovní vytížení
Malé firmy často podceňují řízení vytížení svého týmu, protože pracují s malými týmy a nepovažují to za důležité. Mají pocit, že je snadné řídit malý tým lidí, delegovat úkoly ručně a mít v hlavě, kdo je za co zodpovědný a zdá má dost práce. To se může stát problémem, stačí neočekávaná zakázka nebo výpadek několika zaměstnanců z důvodu nemoci. Manažerské all-in-one aplikace vám pomohou sledovat vytížení zaměstnanců prací na projektech. Získáte tak okamžitý přehled, který zaměstnanec má volněji a zvládne tak vyřídit neočekávanou zakázku a naopak, který kolega z týmu už má pracovní kapacitu plnou.
Pokud se zajímáte se o projektové řízení více, potom si přečtěte náš článek „11 trendů v oblasti projektového řízení pro malé firmy“
